新入社員教育の分担、教えた範囲をどう共有するか
新入社員教育を配属先で担うのは、それぞれの担当業務を持つ複数の先輩社員です。教える内容は担当ごとに分かれ、手元の資料と口頭の説明で分担は進みます。ただ、誰がどこまで扱ったのかは、次に教える人からは見えにくいままなのです。
分担しても内容がそろう条件
担当ごとに分かれる説明の範囲
新入社員教育を複数人で分担する場合、一人ひとりの先輩社員が扱うのは、自分の担当業務にかかわる範囲です。全体としてどこまで扱ったのかは、担当者ごとの資料と口頭の説明に分かれたまま残ります。最初に決めておきたいのは、誰がどの内容を引き受けるのかを、担当者の手元ではなく共通の形で示せるようにしておくことなのです。扱う範囲を一覧できれば、担当が入れ替わっても、それぞれが引き受ける内容の境目は見えたままになります。
後から確かめられる理解の状態
もう一つは、新入社員が配属前後の説明をどこまで理解したかを、後から確かめられるかどうかです。説明した側の手ごたえだけを手がかりにすると、次に教える先輩社員は、どの内容から始めればよいかを判断できません。理解の状態が残っていれば、説明はその続きから始められるのです。分担の線引きを細かく決めることよりも、扱い終えた内容と残っている内容を、関係する全員が同じ形で見られるようにすることが先に立ちます。その形が共通であれば、担当が何人いても、次の説明は同じ地点から始められます。
重なりと抜けが生じる3つの理由
配属先の業務を最もよく知っているのは、日々その業務を担当している先輩社員です。ただ、学習の順序や理解の確認まで組み立てた経験は多くありません。手元の資料を渡して口頭で補う形になるため、伝えた内容は説明した本人の記憶にとどまり、他の担当者からは見えないのです。
同じ内容でも、誰が説明するかによって、扱う深さや前提の置き方は変わります。それぞれが本来の業務と並行して教えているため、事前に範囲をすり合わせる時間は取りにくいと言えます。新入社員は、担当者ごとに異なる説明を受け取り、その違いに自分で気づくことになります。
説明が終わったかどうかは、その場のやり取りで分かるにとどまり、記録として残る形にはなりません。誰が何をどこまで扱ったのかを後からたどる手がかりがないため、同じ内容を別の担当者がもう一度説明したり、他の人がすでに扱ったと考えて誰も触れないまま残ったりします。
3分で、相手を説得できるか試してみよう
業務シーンを1つ選ぶと、AIが顧客役を務めてあなたと1回の会話を行います。終了後、評価フィードバックを確認できます。
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同じ説明の繰り返しを減らす方法
講師役を待たずに進む学習
教える範囲が形になっても、学ぶ途中で生まれる疑問は、担当した先輩社員それぞれに寄せられます。UMU AGLでは、AIがトレーナー、チューター、コーチの役割を兼ね、解説では要点を示し、質問にはその場で答え、練習ではフィードバックを返します。新入社員は、先輩社員の手が空くのを待たずに、基礎的な内容を確かめながら進められるのです。先輩社員は、実務でしか伝えられない判断の説明に時間を充てられます。
学習ポイント単位で残る記録
次の担当者が見る回答の分かれ方
残るのは、どこまで伝わったのかを誰が確かめるかです。UMU AGLは、設問への回答状況や読み飛ばしの有無を学習ポイント単位で記録し、チーム全体の強みと改善が必要なポイントをレポートとして示します。次に教える先輩社員は、回答が分かれた内容から説明を始められると言えます。読み取れるのは学習上の状態であり、業務の遂行能力そのものではありません。範囲を形にし、疑問に答え、到達の状況を記録するという3つの段階がつながると、分担したままでも説明の重なりは減っていくのです。
UMU AGLで担当業務の知識を渡すシーン
配属先での新入社員教育
配属先の作業手順書や運用ルールを、UMU AGLがインタラクティブなコースとして構成します。新入社員は要点に答え、具体的な業務の状況で判断しながら、担当ごとに分かれていた内容を同じ順序で学習できます。
先輩社員は、回答が分かれた内容を学習の記録から確認でき、自分が次に補う説明の範囲と、他の担当者に任せる範囲を、配属の前後であらかじめ決められます。
新製品リリース時の営業への展開
製品の訴求ポイントや想定される質問をまとめた社内資料を、UMU AGLが営業担当者向けのコースに組み替えます。担当者は製品の価値を自分の言葉で説明し、顧客からの質問への答え方を練習できます。
事業部門の講師役は、説明が弱い訴求ポイントを学習アクティビティの回答から把握でき、担当者ごとに次へ伝える内容とその順序を決められます。
UMUが選ばれる理由
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