中小企業の技術継承、明文化には二つの目的があります

一つは、仕事を止めないための明文化です。担当していた社員が抜けたときに、後を引き受ける人が作業を再開できるよう、手順、確認すべき数値、例外が起きたときの対応、使う道具や設定まで、必要な情報を漏れなく書き残しておきます。この文書が開かれるのは、引き継ぎの当日とは限りません。半年後に初めて必要になることもあります。ここで優先されるのは網羅性であり、読みやすさや説明の順序は後回しです。抜けがないことが、この文書の完成条件なのです。

もう一つは、次に担う人が読んで身につけるための明文化です。ここで問われるのは、何をどの順で扱い、一度にどれだけ渡すかという組み立てです。前提になる知識から始め、一回で扱う範囲を絞り、つまずきやすいところに説明を足します。読む側がどこまで前提知識を持っているかで、始める位置も変わります。網羅性を優先すると、読み通せない分量になり、教育用としては使いにくくなると言えます。

網羅性を上げるほど、文書の分量は増えます。例外への対応や過去に起きた不具合まで書き加えれば、残す情報としては手厚くなります。ただ、初めて読む人が最初につまずくのは、どこから手をつければよいかという点です。たとえば、年に一度しか起きない不具合への対処まで並んだ手順書では、初めて設備に触れる担当者は、どれが日常の作業なのかを見分けにくくなります。保全として正しく整った文書が、そのまま教育にも向くとは限りません。

教育のために順序を整え、一度に渡す量を絞ると、扱わなかった情報が文書の外に残ります。滅多に起きない例外や、特定の設備にだけ必要な設定は、教材としては省いてよくても、仕事を止めないための備えとしては欠かせません。同じ素材を使っていても、二つの目的が求める完成形は重なりきらないのです。

AIが変えるのは、文書を最初から書き起こす部分の工数です。すでにある作業手順書や点検の記録、口頭で説明した内容を素材として渡せば、下書きの形までは短い時間で用意できます。書かれた内容が実際の作業と合っているかどうかは、これまでどおり業務を知る人が確かめていきます。

もう一つは、同じ素材を目的別の版へ整え直す部分です。保全のためにまとめた内容から、順序を組み替え、一度に渡す範囲を絞ります。教育用の版を作るこの作業は、これまで新しく書き起こすのに近い負担でした。負担が軽くなれば、二種類を持つという進め方が、現実的な選択肢になります。今回どちらを主目的に置くかを決めるのは、研修マネージャーの仕事のままです。