ナレッジの継承は、受け取る側が使える形へ

ナレッジの継承は、渡す側が文書を書き終えた時点で完了とはなりません。引き継いだ担当者が実務の中でその内容を取り出せて、はじめて継承が成り立ちます。設計の出発点に置くべきなのは、渡す側の作業量ではなく、受け取る側がどの状態になれば使えるのかという基準なのです。ここを決めないまま資料づくりだけを先に進めると、分量が増えても、いざ必要になった場面では参照されにくくなります。引き継ぎのたびに、同じ内容をまた作り直すことにもなりかねません。

継承で決めることは、大きく3つあります。1つ目は、誰のどの判断を残すかという範囲の選定。持っている知識のすべては残せないため、引き継ぐ相手が最初に困る内容から選びます。2つ目が、残す形の設計。通読する読み物にせず、受け取る側が答えながら進む構成に組み替えます。3つ目は、確認の時期。使える状態になったかどうかを、渡した側がまだ在籍しているうちに確かめ、必要なら説明を足します。この3つがそろって、引き継ぎははじめて日々の実務で機能すると言えます。