ナレッジ共有フォーマットの項目から答えられる問いへ
ナレッジ共有フォーマットを決めると、社内の知見は同じ形で並びます。探しやすくなる見込みも、ここまでは立つと言えます。ただ、書く時点で答えの出ていない項目が混じり、そこを空けたまま出すことが形の側で許されていないのです。
見本より先に決まる中身の分け方
見本として渡せるものの範囲
ナレッジ共有フォーマットを探す動機は、多くの場合、そのまま使える見本を手に入れることにあります。ただ、見本として渡せるのは項目の並びだけです。並びを受け取った側は、これまでと同じように一つずつ書き入れていくので、出来上がるものの性質も変わらないのです。このページに見本を置いていないのも、並びを一つ増やしたところで、書く側が置かれた条件はそのままだからです。必要なのは、並びをそろえる作業ではなく、そこに入る中身の確かさをそろえる作業。
確かめたことと考えたことの境目
その確かさを分ける基準は、書く時点で答えが出ていたかどうかにあります。実際に確かめられたことと、そうなるだろうと考えたことは書き手の頭の中では別のものですが、同じ形の項目に落とすと、どちらも同じ見え方で並びます。読む側にはその区別がつかないため、受け取った内容をそのまま自分の仕事に当てはめてよいのかを決められないと言えます。どちらなのか分からないまま置かれた記述は、探し当てられたとしても、参照される手前で読み飛ばされていきます。
形を整える三つの手当てと、その限界
項目が多いから書きにくいのだろうと考え、数を絞る手当てがよく取られます。ただ、残した項目の中にも、書く時点ではまだ答えの出ていないものが含まれるのです。数が減った分だけ一つの項目に重みが移り、どこまで書き入れるかは書く人ごとに割れていきます。
記入の仕方が分からないのだろうと考え、書き方の例を添える手当てもあります。例があると文章の形はそろいますが、答えの出ていないことについては、書いた人が例に近い調子で推測を補うことになるため、そろうのは言い回しのところまでと言えます。
確かめたことだけを書いてほしい、と頼む手当ても取られます。ただ、どこまでを確かめたと呼ぶかの線引きは書く人の経験によって動くため、頼み方をそろえても基準のほうはそろわず、読む側に残るのは、受け取った記述の一つずつを自分で確かめ直す作業。
3分で、相手を説得できるか試してみよう
業務シーンを1つ選ぶと、AIが顧客役を務めてあなたと1回の会話を行います。終了後、評価フィードバックを確認できます。
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書く人が代わっても続く同じ進め方
渡すものを項目から問いへ
項目を並べて書き入れてもらう形では、どこまで書くかの判断が一人ひとりに預けられます。変えるのは、渡すものの側。UMU AGL（AI Generated Learning）が渡すのは、社内文書をもとにAIが組み立てた問いかけです。返ってきた答えはそのまま受講者が操作できるコースになり、コースの作成と受講者ごとの学びの進み方が、一つの流れの上に乗るのです。答えられたところだけがコースの中身になるため、担当が代わっても揺れの出ない進め方。
言い直されずに残る現場の言葉
出どころまでたどれる記述
実務に近い内容が入らない原因は、項目に合わせて言い直す工程にあり、現場の言い方を枠に収めた分だけ、手触りは一般的な説明へ変わります。残るのは、どの職場にも当てはまる代わりに、そのままでは使えない記述なのです。UMU AGLでは、問いへの答えが元の表現のまま学習の中身として残り、どの記述がどの社内資料から来たかもたどれます。読む側は記述と推測を出どころごと受け取れ、書き手は答えの出ていないところを空けたまま進められると言えます。
配って終わりから、答えながら進む形へ
読み手が答えながら進む学び方
答えの出ているものだけを集めても、配るだけなら読んで終わります。求められるのは、受け取る側にも答える番があること。その役目を持つのがUMU AGLの設問で、読んだ内容を自分の言い方で説明する設問や、示された状況でどちらを選ぶかを答える設問が、学習の途中に置かれます。答えながら進むので、どの記述が自分の持ち場に当たるのかを、読み手が書きながら確かめられるのです。空けたままにした項目が、そのままの形で残っていることも分かります。
答えられる問いから始める二つの共有
入社直後の職務知識
先輩社員がその時点で答えられる問いを、業務プロセスの資料や職務ごとの手引きからUMU AGLが立てる仕組み。返ってきた答えは、新入社員が読みながら回答していくコースとして一つにまとまります。
どの内容で質問が重なったかは、次の説明をどこから始めるかの判断に使えます。ただし読み取れるのは、学習の中でのやり取りの範囲と言えます。
新製品の情報共有
新製品の資料を配る前に、顧客価値の説明やよくある質問の答えを、UMU AGLが問いとして営業部門に出します。そろった答えの範囲だけがコースに入り、営業担当者はその場で答えを返しながら読み進めるのです。
どの訴求ポイントで答えがそろわなかったかは、追加の情報共有をどこに絞るかに使えます。商談の成否とは切り離して読むものです。
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